Zo betalen klanten je factuur sneller

Als facturen te laat betaald worden, is dat gemiddeld 18 dagen na de afgesproken betaaltermijn. Die vertraging kan ertoe leiden dat de cashflow van het bedrijf onder druk komt te staan. Van de ondervraagde zzp’ers gaf 19% aan daardoor soms liquiditeitsproblemen te krijgen. Uitstel van betaling kan bovendien leiden tot afstel. Bijna een kwart van de zzp’ers moest het afgelopen jaar omzet afboeken als oninbaar, gemiddeld 1,4% van hun jaaromzet. Door de betalingsproblemen moeten zzp’ers vaak terugvallen op spaargeld. Ook stellen ze hun eigen salaris uit of schorten ze hun eigen betalingen op.

Hoe worden facturen wél op tijd betaald?

1. Maak duidelijke afspraken bij de eerste keer dat je zaken doet. Stuur algemene leverings- en betalingsvoorwaarden toe waarin je onder meer je betalingstermijn vastlegt. Geef verder aan wat je doet bij een te late betaling en dat je dan rente in rekening mag brengen.
2. Zorg voor een duidelijke en overzichtelijke factuur en gebruik eenvoudige factuurnummers. Je factuur moet verder voldoen aan alle eisen. Zet een uiterste betaaldatum op de factuur. Dat is duidelijker dan een betalingstermijn.
3. Als je een factuur over de post naar een groot bedrijf of naar de overheid stuurt, kan het wel vijf à zes dagen duren voordat deze bij de juiste afdeling komt en op de juiste manier verwerkt is. Factureer daarom digitaal.
4. Kies voor facturen met een betaallink of QR-code. Deze worden vaak sneller betaald dan traditionele facturen waarbij de klant meer stappen moet zetten om te betalen. Vooral zzp’ers die werken voor particulieren of kleinere ondernemers boeken hiermee veel succes.
5. Een betaallink of QR-code maakt minder verschil bij facturen voor grotere organisaties. In dat geval kun je een snelle betaling bevorderen door een foutloze factuur te sturen met alle verplichte gegevens zoals de juiste inkoopnummers en kostenplaatsen en dergelijke. Vraag vooraf welke gegevens je op de factuur moet zetten.
6. Houd betalingen goed in de gaten, bijvoorbeeld met een administratiesysteem dat automatisch een waarschuwing geeft als een klant te laat is met betalen. Onderneem in dat geval snel actie en stuur een herinnering. En als de betaling dan nog steeds uitblijft, neem je persoonlijk contact op met de klant zelf of met de financiële administratie. Een telefoontje leidt vaak tot een snellere betaling dan een schriftelijke aanmaning.

Verzekering die past bij jouw bedrijf

Helaas, het kan gebeuren dat je klant uiteindelijk niet betaalt. Vraag ons dan welke verzekeringsoplossing het beste past bij jouw situatie. Je kunt bijvoorbeeld veel hebben aan een rechtsbijstandverzekering met een incassomodule. Ook een kredietverzekering kan uitkomst bieden als je je geld niet krijgt. Die geeft bovendien toegang tot een database met financiële informatie over bedrijven, zodat je kunt nagaan of je klant kredietwaardig is. Nuttige informatie als je met nieuwe klanten in zee gaat.